Administratie automatiseren

De boeking van een verkoopfactuur zonder dubbel invoeren

Een verkoopfactuur maakt u in het ene systeem en boekt u in een ander. Daartussen wordt vaak nog overgetypt. Wij bouwen op maat de brug, zodat de boeking vanuit uw factuur vanzelf ontstaat.

Stuur ons 3 voorbeelddocumenten, geanonimiseerd. U krijgt ze automatisch uitgelezen terug, en daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.

Herkent u dit?

Dezelfde factuur wordt twee keer ingevoerd.

Eerst de factuur maken, dan boeken.

Hetzelfde bedrag, twee keer getypt.

De omzet staat niet op de goede rekening.

Bij een afwijkende dienst gaat het mis.

Verschil tussen factuur en grootboek.

Aan het einde van het jaar sluit het niet aan.

Zo pakken we het aan

De factuur is de bron, de boeking volgt automatisch.

Factuurgegevens lezenUit uw factuursysteem of de pdf.
Boeking opbouwenOmzetrekening, btw en debiteur.
Factuur en grootboek afstemmenFacturen en boekingen worden naast elkaar gelegd.

Wat u krijgt

Een boekhouding die klopt met uw facturen.

Automatische boeking vanuit de factuurZonder nieuwe invoer.
Omzetindeling per soortProduct, dienst of project.
Afstemming factuur en grootboekVerschillen worden gesignaleerd.
Werkafspraken voor de debiteurenadministratieWie wat controleert.

Zo werken we

Geen pakket dat u zelf moet inrichten. We bouwen op uw documenten en blijven tot uw team ermee werkt.

In kaart brengen

We kijken welke documenten binnenkomen, wie ze verwerkt en waar het nu tijd kost.

Bouwen

We bouwen het inlezen, de herkenning en de koppeling met uw systemen, en testen met uw eigen documenten.

Uw team werkt ermee

We werken het team in, kijken de eerste weken mee en stellen bij waar de herkenning mist.

Opgeleverd

Opgeleverd betekent: uw documenten komen automatisch binnen en uw team handelt de uitzonderingen zelfstandig af. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.

Uw team leert ermee werken

Automatiseren werkt pas als uw team erop vertrouwt. Daarom hoort begeleiding er altijd bij: we blijven tot het nieuwe werken vanzelf gaat.

Onze beloftes

We noemen hier geen prijzen, omdat elke situatie anders is. Wel weet u vooraf waar u aan toe bent.

1Vooraf een plafondbedragNa het eerste gesprek maken we een plan voor uw situatie. Daarin staat een plafondbedrag. Zo komt u niet voor verrassende meerkosten te staan.
2Opgeleverd zodra het is opgelostWe werken aan het probleem waarvoor u kwam, en leveren op zodra dat is opgelost. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.
3Uw team leert ermee werkenTraining en begeleiding horen er altijd bij. We noemen het pas opgeleverd als uw team het ook echt gebruikt.
4Eén vaste contactpersoonVan het eerste gesprek tot de oplevering heeft u één aanspreekpunt dat uw situatie kent.
5Binnen één werkdag persoonlijk contactNa uw aanvraag hoort u binnen één werkdag van ons. Niet van een systeem, maar van een mens.
6DiscreetWat we voor u bouwen, is uw voorsprong. We noemen geen klanten en tekenen graag een geheimhoudingsverklaring.
7Veilig gebouwdElke oplossing bouwen we volgens de beveiligingsmaatregelen uit de ISO 27001-norm. Uw gegevens en die van uw klanten zijn goed beschermd.

Verder lezen over inkoopfacturen verwerken

De boeking van een aankoopfactuur die zichzelf voorbereidtDe boeking van een aankoopfactuur automatisch voorbereid: leverancier, rekening en btw. Op maat voor uw administratie. Voorproefje: 3 facturen uitgelezen.Minder vaak een boeking aanpassen in Exact OnlineEen boeking aanpassen in Exact Online kost tijd. Wij zorgen dat boekingen vooraf kloppen. Met een voorproefje: 3 documenten uitgelezen.Boekingen verwerken in Exact zonder dat het zich opstapeltBoekingen verwerken in Exact zonder achterstand. Wij lezen documenten uit en zetten ze klaar. Met een voorproefje: 3 van uw documenten uitgelezen terug.Exact Online boekingen verwerken als dagelijkse routine in plaats van maandelijkse klusBoekingen verwerken in Exact Online als dagelijkse routine: voorbereiding automatisch, beoordeling door uw boeker. Met een voorproefje: 3 documenten.Een memoriaal boeking in Exact Online voorbereiden en nalopenMemoriaalboekingen in Exact Online zijn handwerk met risico. Wij helpen herhaalde boekingen voorbereiden en controleren. Met een voorproefje: 3 documenten.IT-kosten boeken zonder elke factuur te zoekenIT-kosten, licenties en abonnementen automatisch inboeken. Voorproefje: 3 van uw facturen uitgelezen en klaargezet terug.Afletteren Exact zonder elke betaling zelf te zoekenAfletteren in Exact zonder eindeloos zoeken. Betalingen en facturen automatisch klaargezet. Met een voorproefje: 3 documenten uitgelezen terug.Afletteren Exact Online met voorstellen in plaats van zoekwerkAfletteren in Exact Online met voorgestelde koppelingen tussen bank en factuur. Op maat gebouwd. Met een voorproefje: 3 documenten uitgelezen.

Alles over inkoopfacturen verwerken → · Kennisbank

Ook interessant bij Polder Partners

Veelgestelde vragen

Maken jullie de verkoopfacturen ook?

Dat hoeft niet. We werken met de facturen die u al maakt.

Wat bij een creditnota?

Die verwerken we als negatieve boeking met de juiste verwijzing.

Werkt het met meerdere btw-tarieven op één factuur?

Ja, elke factuurregel krijgt zijn eigen btw-code.

Wat kost het?

Dat hangt af van uw situatie: het aantal soorten documenten, de systemen waarmee we koppelen en hoeveel begeleiding uw team nodig heeft. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.

Moet ik dan meer bij jullie afnemen?

Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.

Zie uw eigen documenten uitgelezen terug.

Vertel welke documenten uw team nu overtypt. Wij vragen u om 3 voorbeelden, geanonimiseerd, en sturen ze automatisch uitgelezen terug.

  1. Uw voorproefje3 van uw eigen documenten, automatisch uitgelezen terug.
  2. Een kennismaking van een half uurWe bespreken waar u op vastloopt en wat het oplevert.
  3. Een plan met plafondbedragZo weet u vooraf waar u aan toe bent.
Ik neem binnen één werkdag contact met u op over uw voorbeelddocumenten. Daarna ziet u ze uitgelezen terug.uw vaste contactpersoon
Geen vage totaaloplossing. We beginnen bij uw grootste probleem. We gebruiken uw gegevens alleen voor uw voorproefje en het contact daarover.
Vraag uw voorproefje aan
Alles over Administratie automatiseren → · Kennisbank