Administratie automatiseren

Een document scannen naar pdf dat doorzoekbaar is

Een document scannen naar pdf levert vaak een pdf op die alleen uit een plaatje bestaat. U kunt er niet in zoeken of kopiëren. Wij bouwen op maat een route waarin gescande documenten tekstherkenning krijgen, zodat de pdf doorzoekbaar is en de gegevens eruit gehaald kunnen worden.

Stuur ons 3 voorbeelddocumenten, geanonimiseerd. U krijgt ze automatisch uitgelezen terug, en daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.

Herkent u dit?

Een pdf van een scan is vaak niets meer dan een foto.

Ik kan niet zoeken in deze pdf.

Een scan bevat geen tekst.

Het staat scheef op de pagina.

Gegevens worden niet goed gelezen.

Hij is zo groot.

Mailen lukt niet en opslag loopt vol.

Zo pakken we het aan

We zorgen dat een scan een bruikbaar document wordt.

Scankwaliteit afstemmenInstellingen waarbij tekst goed leesbaar is en de pdf klein blijft.
TekstherkenningDe pdf krijgt een tekstlaag, doorzoekbaar en kopieerbaar.
Gegevens eruit halenWaar nodig worden velden doorgezet.

Wat u krijgt

Pdf's van scans waar u mee kunt werken.

Doorzoekbare pdf'sZoek op een woord in plaats van te bladeren.
Kleinere bestandenZonder merkbaar kwaliteitsverlies.
Rechtzetten van scheve scansAutomatisch.
BegeleidingEen korte instructie voor wie scant.

Zo werken we

Geen pakket dat u zelf moet inrichten. We bouwen op uw documenten en blijven tot uw team ermee werkt.

In kaart brengen

We kijken welke documenten binnenkomen, wie ze verwerkt en waar het nu tijd kost.

Bouwen

We bouwen het inlezen, de herkenning en de koppeling met uw systemen, en testen met uw eigen documenten.

Uw team werkt ermee

We werken het team in, kijken de eerste weken mee en stellen bij waar de herkenning mist.

Opgeleverd

Opgeleverd betekent: uw documenten komen automatisch binnen en uw team handelt de uitzonderingen zelfstandig af. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.

Uw team leert ermee werken

Automatiseren werkt pas als uw team erop vertrouwt. Daarom hoort begeleiding er altijd bij: we blijven tot het nieuwe werken vanzelf gaat.

Onze beloftes

We noemen hier geen prijzen, omdat elke situatie anders is. Wel weet u vooraf waar u aan toe bent.

1Vooraf een plafondbedragNa het eerste gesprek maken we een plan voor uw situatie. Daarin staat een plafondbedrag. Zo komt u niet voor verrassende meerkosten te staan.
2Opgeleverd zodra het is opgelostWe werken aan het probleem waarvoor u kwam, en leveren op zodra dat is opgelost. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.
3Uw team leert ermee werkenTraining en begeleiding horen er altijd bij. We noemen het pas opgeleverd als uw team het ook echt gebruikt.
4Eén vaste contactpersoonVan het eerste gesprek tot de oplevering heeft u één aanspreekpunt dat uw situatie kent.
5Binnen één werkdag persoonlijk contactNa uw aanvraag hoort u binnen één werkdag van ons. Niet van een systeem, maar van een mens.
6DiscreetWat we voor u bouwen, is uw voorsprong. We noemen geen klanten en tekenen graag een geheimhoudingsverklaring.
7Veilig gebouwdElke oplossing bouwen we volgens de beveiligingsmaatregelen uit de ISO 27001-norm. Uw gegevens en die van uw klanten zijn goed beschermd.

Verder lezen over bestanden en documentbeheer

Alles over bestanden en documentbeheer → · Kennisbank

Ook interessant bij Polder Partners

Veelgestelde vragen

Wat is tekstherkenning?

Het programma leest de letters op de scan en voegt die als tekst toe aan de pdf. Dit heet vaak OCR.

Verandert het origineel?

Nee. Het beeld blijft hetzelfde, er komt een tekstlaag achter.

Werkt dit ook bij handgeschreven aantekeningen?

Beperkt. Netjes blokschrift gaat redelijk, een gewoon handschrift niet altijd.

Wat kost het?

Dat hangt af van uw situatie: het aantal soorten documenten, de systemen waarmee we koppelen en hoeveel begeleiding uw team nodig heeft. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.

Moet ik dan meer bij jullie afnemen?

Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.

Zie uw eigen documenten uitgelezen terug.

Vertel welke documenten uw team nu overtypt. Wij vragen u om 3 voorbeelden, geanonimiseerd, en sturen ze automatisch uitgelezen terug.

  1. Uw voorproefje3 van uw eigen documenten, automatisch uitgelezen terug.
  2. Een kennismaking van een half uurWe bespreken waar u op vastloopt en wat het oplevert.
  3. Een plan met plafondbedragZo weet u vooraf waar u aan toe bent.
Ik neem binnen één werkdag contact met u op over uw voorbeelddocumenten. Daarna ziet u ze uitgelezen terug.uw vaste contactpersoon
Geen vage totaaloplossing. We beginnen bij uw grootste probleem. We gebruiken uw gegevens alleen voor uw voorproefje en het contact daarover.
Vraag uw voorproefje aan
Alles over Administratie automatiseren → · Kennisbank