Hoe u bestanden en documenten in de cloud opslaat en archiveert, waar een mapstructuur tekortschiet en wat documentbeheer toevoegt aan gedeelde mappen.
Stuur ons 3 voorbeelddocumenten, geanonimiseerd. U krijgt ze automatisch uitgelezen terug, en daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.
Een bedrijfsadministratie bestaat uit bestanden: facturen, contracten, bonnetjes, rapporten. Die staan op een gedeelde schijf, in een cloudomgeving of in een mailbox. Hoe handig dat is, hangt af van de structuur. Een map per jaar en per klant werkt zolang iedereen dezelfde logica aanhoudt. Zodra meerdere mensen bestanden opslaan, ontstaan er varianten en dubbelen. Dan kost terugvinden meer tijd dan opslaan.
Documentbeheer voegt toe wat een map niet kan: zoeken op inhoud, bijhouden wie iets heeft gewijzigd, bewaartermijnen en rechten per document. Voor een administratie is vooral belangrijk dat een document gekoppeld is aan de juiste klant, leverancier of medewerker. Een factuur die los in een map staat, is moeilijker terug te vinden dan een factuur die bij de boeking hoort.
Daarom werken wij vanuit de documenten zelf. Elk binnenkomend document wordt gelezen en gekoppeld aan wat erbij hoort, en op een vaste plek bewaard. U hoeft niet van omgeving te wisselen. Stuur drie voorbeelddocumenten, geanonimiseerd, en u ziet hoe uw eigen bestanden worden uitgelezen en gekoppeld aan het systeem waar u mee werkt. Dat is minder werk dan een nieuw archief opzetten.
203 artikelen, op alfabet.
Kies een vaste structuur en naamgeving, bewaar ze op een plek met back-up en regel wie erbij mag. Let op bewaartermijnen. Een document koppelen aan de boeking maakt terugvinden eenvoudiger.
Voor een klein team vaak wel. Bij meerdere medewerkers, veel documenten of eisen aan bewaartermijnen is een systeem met zoeken en rechten betrouwbaarder.
Met een exportoptie in het programma of een omzetter. Controleer na het omzetten of de inhoud en opmaak intact zijn. Bij gevoelige bestanden let u erop waar de omzetting plaatsvindt.
Dat hangt af van uw situatie: het aantal soorten documenten, de systemen waarmee we koppelen en hoeveel begeleiding uw team nodig heeft. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.
Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.
Vertel welke documenten uw team nu overtypt. Wij vragen u om 3 voorbeelden, geanonimiseerd, en sturen ze automatisch uitgelezen terug.
Ik neem binnen één werkdag contact met u op over uw voorbeelddocumenten. Daarna ziet u ze uitgelezen terug.uw vaste contactpersoon
Binnen één werkdag nemen we persoonlijk contact met u op, en plannen we een kennismaking waarin we het voorproefje samen bespreken.
Hoe beter we uw situatie kennen, hoe beter uw voorproefje aansluit. Wilt u een paar korte vragen beantwoorden? Dat duurt ongeveer een minuut.
Even kijken wat we nog willen weten
Daarmee maken we uw voorproefje. Tot snel.
We lezen 3 van uw eigen documenten automatisch uit en sturen u het resultaat terug. Vertel ons welke documenten het zijn, dan vragen we u om geanonimiseerde voorbeelden.