Administratie automatiseren

Een factuur met of zonder btw: de beslissing hoort niet bij de medewerker

Of u btw rekent, hangt af van wie de klant is, waar hij zit en wat u levert. Als dat elke keer iemand uit zijn hoofd moet bepalen, gaat het vroeg of laat mis. Wij leggen de beslisregels vast in uw systeem: per klant of per levering wordt het btw-gedrag bepaald, met de juiste vermelding. Uw accountant stelt de regels vast, wij passen ze consequent toe.

Stuur ons 3 voorbeelddocumenten, geanonimiseerd. U krijgt ze automatisch uitgelezen terug, en daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.

Herkent u dit?

Een btw-beslissing uit het hoofd is een risico dat zich voordoet bij drukte.

Moet ik hier btw rekenen?

De ene keer wel, de andere niet.

De klant is een buitenlands bedrijf.

Welk btw-nummer?

Ik zet er gewoon nul procent op.

Maar de vermelding mist.

Zo pakken we het aan

We zetten uw btw-regels om in beslissingen die het systeem neemt.

Regels vaststellenSamen met uw accountant per situatie.
InbouwenPer klant en per levering de juiste behandeling.
ControlerenEen lijst van afwijkende gevallen voor uw accountant.

Wat u krijgt

Een factuur waarbij de btw-behandeling niet afhangt van wie hem maakt.

Beslisregels in het systeemPer klant of situatie.
Juiste vermeldingAutomatisch op de factuur.
Controle op btw-nummers van klantenWaar mogelijk.
Overleg met uw accountantOver de regels.

Zo werken we

Geen pakket dat u zelf moet inrichten. We bouwen op uw documenten en blijven tot uw team ermee werkt.

In kaart brengen

We kijken welke documenten binnenkomen, wie ze verwerkt en waar het nu tijd kost.

Bouwen

We bouwen het inlezen, de herkenning en de koppeling met uw systemen, en testen met uw eigen documenten.

Uw team werkt ermee

We werken het team in, kijken de eerste weken mee en stellen bij waar de herkenning mist.

Opgeleverd

Opgeleverd betekent: uw documenten komen automatisch binnen en uw team handelt de uitzonderingen zelfstandig af. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.

Uw team leert ermee werken

Automatiseren werkt pas als uw team erop vertrouwt. Daarom hoort begeleiding er altijd bij: we blijven tot het nieuwe werken vanzelf gaat.

Onze beloftes

We noemen hier geen prijzen, omdat elke situatie anders is. Wel weet u vooraf waar u aan toe bent.

1Vooraf een plafondbedragNa het eerste gesprek maken we een plan voor uw situatie. Daarin staat een plafondbedrag. Zo komt u niet voor verrassende meerkosten te staan.
2Opgeleverd zodra het is opgelostWe werken aan het probleem waarvoor u kwam, en leveren op zodra dat is opgelost. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.
3Uw team leert ermee werkenTraining en begeleiding horen er altijd bij. We noemen het pas opgeleverd als uw team het ook echt gebruikt.
4Eén vaste contactpersoonVan het eerste gesprek tot de oplevering heeft u één aanspreekpunt dat uw situatie kent.
5Binnen één werkdag persoonlijk contactNa uw aanvraag hoort u binnen één werkdag van ons. Niet van een systeem, maar van een mens.
6DiscreetWat we voor u bouwen, is uw voorsprong. We noemen geen klanten en tekenen graag een geheimhoudingsverklaring.
7Veilig gebouwdElke oplossing bouwen we volgens de beveiligingsmaatregelen uit de ISO 27001-norm. Uw gegevens en die van uw klanten zijn goed beschermd.

Verder lezen over facturen maken en versturen

Alles over facturen maken en versturen → · Kennisbank

Ook interessant bij Polder Partners

Veelgestelde vragen

Wanneer rekent een bedrijf geen btw?

Bijvoorbeeld bij vrijgestelde diensten, verlegde btw en leveringen naar landen buiten de EU. Of het voor u geldt, bepaalt uw accountant.

Controleren jullie btw-nummers van klanten?

Waar mogelijk ja, via de officiële controle van de EU voor intracommunautaire klanten.

Wat bij gemengde facturen?

Dan krijgt elke regel een eigen behandeling en toont de factuur het totaal per soort.

Wat kost het?

Dat hangt af van uw situatie: het aantal soorten documenten, de systemen waarmee we koppelen en hoeveel begeleiding uw team nodig heeft. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.

Moet ik dan meer bij jullie afnemen?

Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.

Zie uw eigen documenten uitgelezen terug.

Vertel welke documenten uw team nu overtypt. Wij vragen u om 3 voorbeelden, geanonimiseerd, en sturen ze automatisch uitgelezen terug.

  1. Uw voorproefje3 van uw eigen documenten, automatisch uitgelezen terug.
  2. Een kennismaking van een half uurWe bespreken waar u op vastloopt en wat het oplevert.
  3. Een plan met plafondbedragZo weet u vooraf waar u aan toe bent.
Ik neem binnen één werkdag contact met u op over uw voorbeelddocumenten. Daarna ziet u ze uitgelezen terug.uw vaste contactpersoon
Geen vage totaaloplossing. We beginnen bij uw grootste probleem. We gebruiken uw gegevens alleen voor uw voorproefje en het contact daarover.
Vraag uw voorproefje aan
Alles over Administratie automatiseren → · Kennisbank