Administratie automatiseren › Kennisbank › Administratieve processen automatiseren › helpdesk werk
Administratie automatiseren

Helpdeskwerk dat meer inhoud krijgt en minder herhaling

Wie werk op de helpdesk doet, hoort dezelfde vragen steeds terug: een kopie van een factuur, een bevestiging, een statusupdate. Dat werk is nuttig maar saai, en het houdt de collega's bezig van wie u meer wilt. Wij bouwen op maat de koppeling die dit werk grotendeels automatisch afhandelt.

Vraag uw voorproefje aanBekijk een voorbeeld

Stuur ons 3 voorbeelddocumenten, geanonimiseerd. U krijgt ze automatisch uitgelezen terug, en daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.

Herkent u dit?

Herhalend helpdeskwerk is geen goed gebruik van uw mensen.

Kunt u mijn factuur nog eens sturen?

Elke dag meerdere keren.

Is mijn bestelling al verwerkt?

Een medewerker zoekt het op.

Ik krijg geen bevestiging.

Een stap in het proces mist.

Zo pakken we het aan

We automatiseren de antwoorden die uit uw administratie komen.

Meest voorkomende vragenWe inventariseren de top vijf.
Koppelen aan uw administratieEen antwoord komt direct uit de factuur of order.
TerugkoppelingWe meten welke vragen verdwijnen en bijsturen waar nodig.

Wat u krijgt

Een helpdesk met werk dat u wilt behouden.

Automatische antwoordenOp basis van uw gegevens.
Kopieën van documentenKlanten krijgen ze zonder tussenkomst.
StatusinformatieZonder dat iemand het opzoekt.
Uitleg aan het teamWie wat nog zelf afhandelt.
Vraag uw voorproefje aan

Zo werken we

Geen pakket dat u zelf moet inrichten. We bouwen op uw documenten en blijven tot uw team ermee werkt.

In kaart brengen

We kijken welke documenten binnenkomen, wie ze verwerkt en waar het nu tijd kost.

Bouwen

We bouwen het inlezen, de herkenning en de koppeling met uw systemen, en testen met uw eigen documenten.

Uw team werkt ermee

We werken het team in, kijken de eerste weken mee en stellen bij waar de herkenning mist.

Opgeleverd

Opgeleverd betekent: uw documenten komen automatisch binnen en uw team handelt de uitzonderingen zelfstandig af. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.

Uw team leert ermee werken

Automatiseren werkt pas als uw team erop vertrouwt. Daarom hoort begeleiding er altijd bij: we blijven tot het nieuwe werken vanzelf gaat.

Onze beloftes

We noemen hier geen prijzen, omdat elke situatie anders is. Wel weet u vooraf waar u aan toe bent.

1Vooraf een plafondbedragNa het eerste gesprek maken we een plan voor uw situatie. Daarin staat een plafondbedrag. Zo komt u niet voor verrassende meerkosten te staan.
2Opgeleverd zodra het is opgelostWe werken aan het probleem waarvoor u kwam, en leveren op zodra dat is opgelost. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.
3Uw team leert ermee werkenTraining en begeleiding horen er altijd bij. We noemen het pas opgeleverd als uw team het ook echt gebruikt.
4Eén vaste contactpersoonVan het eerste gesprek tot de oplevering heeft u één aanspreekpunt dat uw situatie kent.
5Binnen één werkdag persoonlijk contactNa uw aanvraag hoort u binnen één werkdag van ons. Niet van een systeem, maar van een mens.
6DiscreetWat we voor u bouwen, is uw voorsprong. We noemen geen klanten en tekenen graag een geheimhoudingsverklaring.
7Veilig gebouwdElke oplossing bouwen we volgens de beveiligingsmaatregelen uit de ISO 27001-norm. Uw gegevens en die van uw klanten zijn goed beschermd.
Vraag uw voorproefje aan

Verder lezen over administratieve processen automatiseren

Werken bij een helpdesk zonder het gevoel dat je alleen overtiktEen helpdesk die half de tijd kwijt is aan bijlagen en overtikken? Wij automatiseren dat. Met een voorproefje: drie documenten uitgelezen.Een helpdesk medewerker zoeken, of de vragen verminderenStaat u open voor een helpdeskmedewerker door vragen over facturen en documenten? Wij nemen een deel automatisch weg. Met een voorproefje op uw documenten.Een medewerker helpdesk die zijn tijd aan gesprekken besteedtZoekt u een medewerker helpdesk, of wilt u dat de helpdesk niet vol zit met documentvragen? Op maat, met een voorproefje op drie van uw documenten.Een IT helpdesk medewerker verdient beter werk dan formulieren invullenZoekt u een IT helpdesk medewerker? Neem eerst terugkerende administratieve verzoeken weg. Op maat, met een voorproefje op drie van uw documenten.Automatisering van bedrijfsprocessen, proces voor procesAutomatisering van bedrijfsprocessen begint met één proces, op maat gebouwd tot uw team ermee werkt. Met voorproefje op 3 van uw documenten.Bedrijfsprocessen automatiseren: begin bij de taak die zeurtBedrijfsprocessen automatiseren in de praktijk: kies de eerste taak, bouw die af en laat uw team ermee werken. Voorproefje met 3 van uw documenten.De betekenis van workflow, uitgelegd met een factuurDe betekenis van workflow uitgelegd aan de hand van een factuur. En hoe u een workflow op maat laat bouwen. Met voorproefje op uw eigen documenten.Btw controleren zonder elke factuur na te lopenBtw op inkomende facturen automatisch controleren, op maat gebouwd. Voorproefje: 3 van uw eigen facturen uitgelezen en nagerekend terug.

Alles over administratieve processen automatiseren → · Kennisbank

Ook interessant bij Polder Partners

Een app voor uw helpdesk waarmee u onderweg kunt antwoordenKlantsupport die meekijkt · Een helpdesk-app voor medewerkers die onderweg meldingen ontvangen en beantwoorden. Met een voorproefje: demo van meekijken en uitlegartikel.

Veelgestelde vragen

Wat is helpdeskwerk eigenlijk?

Klanten of collega's helpen met vragen en problemen, per telefoon, mail of chat.

Welk deel kan automatisch?

Vragen waarvan het antwoord in uw administratie staat, zoals documenten, status en gegevens.

Wat blijft voor mensen over?

Vragen die inschatting vragen, en gesprekken waarin een klant gehoord wil worden.

Wat kost het?

Dat hangt af van uw situatie: het aantal soorten documenten, de systemen waarmee we koppelen en hoeveel begeleiding uw team nodig heeft. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.

Moet ik dan meer bij jullie afnemen?

Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.

Zie uw eigen documenten uitgelezen terug.

Vertel welke documenten uw team nu overtypt. Wij vragen u om 3 voorbeelden, geanonimiseerd, en sturen ze automatisch uitgelezen terug.

  1. Uw voorproefje3 van uw eigen documenten, automatisch uitgelezen terug.
  2. Een kennismaking van een half uurWe bespreken waar u op vastloopt en wat het oplevert.
  3. Een plan met plafondbedragZo weet u vooraf waar u aan toe bent.
Ik neem binnen één werkdag contact met u op over uw voorbeelddocumenten. Daarna ziet u ze uitgelezen terug.uw vaste contactpersoon
Geen vage totaaloplossing. We beginnen bij uw grootste probleem. We gebruiken uw gegevens alleen voor uw voorproefje en het contact daarover.
Vraag uw voorproefje aan
Alles over Administratie automatiseren → · Kennisbank