Wie een contract of dossierstuk definitief maakt, zet het Word document in pdf zodat het niet meer verandert. Wij laten dat samengaan met archiveren: het pdf krijgt een vaste plek, een vaste naam en wordt gekoppeld aan het juiste dossier.
Stuur ons 3 voorbeelddocumenten, geanonimiseerd. U krijgt ze automatisch uitgelezen terug, en daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.
Definitieve stukken die als Word-bestand blijven rondzwerven, zijn een risico bij geschillen.
Welke versie is getekend?
Er staan drie versies van hetzelfde contract in de map.
Dit is nog te wijzigen.
Een Word-bestand is geen bewijs dat een tekst niet is aangepast.
Waar hoort dit dossier?
Een pdf staat op een bureaublad of in een downloadmap.
We scheiden concept en definitief en laten het definitieve stuk vanzelf op de juiste plek landen.
Een archief waarin elk definitief stuk één keer staat, in pdf.
Geen pakket dat u zelf moet inrichten. We bouwen op uw documenten en blijven tot uw team ermee werkt.
We kijken welke documenten binnenkomen, wie ze verwerkt en waar het nu tijd kost.
We bouwen het inlezen, de herkenning en de koppeling met uw systemen, en testen met uw eigen documenten.
We werken het team in, kijken de eerste weken mee en stellen bij waar de herkenning mist.
Opgeleverd betekent: uw documenten komen automatisch binnen en uw team handelt de uitzonderingen zelfstandig af. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.
Automatiseren werkt pas als uw team erop vertrouwt. Daarom hoort begeleiding er altijd bij: we blijven tot het nieuwe werken vanzelf gaat.
We noemen hier geen prijzen, omdat elke situatie anders is. Wel weet u vooraf waar u aan toe bent.
Alles over bestanden en documentbeheer → · Kennisbank
Niet automatisch. Een pdf is moeilijker te wijzigen dan Word, maar voor bewijskracht kan een digitale handtekening of een afgeschermd archief nodig zijn. We bespreken wat bij uw documenten past.
Ja. We bewaren concepten apart zodat u kunt terugzien hoe een tekst is veranderd.
Dat leggen we vooraf vast. Toegang kan per dossier of afdeling worden ingesteld.
Dat hangt af van uw situatie: het aantal soorten documenten, de systemen waarmee we koppelen en hoeveel begeleiding uw team nodig heeft. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.
Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.
Vertel welke documenten uw team nu overtypt. Wij vragen u om 3 voorbeelden, geanonimiseerd, en sturen ze automatisch uitgelezen terug.
Ik neem binnen één werkdag contact met u op over uw voorbeelddocumenten. Daarna ziet u ze uitgelezen terug.uw vaste contactpersoon
Binnen één werkdag nemen we persoonlijk contact met u op, en plannen we een kennismaking waarin we het voorproefje samen bespreken.
Hoe beter we uw situatie kennen, hoe beter uw voorproefje aansluit. Wilt u een paar korte vragen beantwoorden? Dat duurt ongeveer een minuut.
Even kijken wat we nog willen weten
Daarmee maken we uw voorproefje. Tot snel.
We lezen 3 van uw eigen documenten automatisch uit en sturen u het resultaat terug. Vertel ons welke documenten het zijn, dan vragen we u om geanonimiseerde voorbeelden.