Administratie automatiseren

Google Docs, hoe werkt het in een bedrijf met een administratie?

Google Docs is een tekstverwerker in de browser waarin meerdere mensen tegelijk kunnen schrijven en opmerkingen kunnen plaatsen. Voor losse teksten is dat ideaal. Wilt u er ook offertes, brieven en contracten mee maken die in uw administratie terechtkomen, dan heeft u een koppeling nodig.

Stuur ons 3 voorbeelddocumenten, geanonimiseerd. U krijgt ze automatisch uitgelezen terug, en daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.

Herkent u dit?

Google Docs is voor teksten gemaakt, niet voor een administratie.

Ik heb er niet het hele bedrijf in.

Documenten staan in persoonlijke mappen.

Wie heeft het aangepast?

De geschiedenis is er, maar niemand kijkt.

Hoe krijg ik hier gegevens uit?

De tekst is vrij en niet leesbaar voor een systeem.

Zo pakken we het aan

We bouwen wat u naast Google Docs nodig heeft, niet ervoor in de plaats.

Uw gebruik bekijkenWelke documenten u in Docs maakt en wat er daarna mee gebeurt.
KoppelenDocumenten worden gevuld met gegevens en opgeslagen waar ze horen.
Uw team meenemenWe laten zien hoe het werkt en wat vanzelf gaat.

Wat u krijgt

Google Docs dat meedoet in uw administratie.

Sjablonen met invulveldenGegevens komen uit uw systeem.
Vaste opslagplekGedeelde mappen met een duidelijke structuur.
Pdf bij afrondingHet definitieve document wordt vastgelegd.
UitlegPraktische instructie voor wie het gebruikt.

Zo werken we

Geen pakket dat u zelf moet inrichten. We bouwen op uw documenten en blijven tot uw team ermee werkt.

In kaart brengen

We kijken welke documenten binnenkomen, wie ze verwerkt en waar het nu tijd kost.

Bouwen

We bouwen het inlezen, de herkenning en de koppeling met uw systemen, en testen met uw eigen documenten.

Uw team werkt ermee

We werken het team in, kijken de eerste weken mee en stellen bij waar de herkenning mist.

Opgeleverd

Opgeleverd betekent: uw documenten komen automatisch binnen en uw team handelt de uitzonderingen zelfstandig af. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.

Uw team leert ermee werken

Automatiseren werkt pas als uw team erop vertrouwt. Daarom hoort begeleiding er altijd bij: we blijven tot het nieuwe werken vanzelf gaat.

Onze beloftes

We noemen hier geen prijzen, omdat elke situatie anders is. Wel weet u vooraf waar u aan toe bent.

1Vooraf een plafondbedragNa het eerste gesprek maken we een plan voor uw situatie. Daarin staat een plafondbedrag. Zo komt u niet voor verrassende meerkosten te staan.
2Opgeleverd zodra het is opgelostWe werken aan het probleem waarvoor u kwam, en leveren op zodra dat is opgelost. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.
3Uw team leert ermee werkenTraining en begeleiding horen er altijd bij. We noemen het pas opgeleverd als uw team het ook echt gebruikt.
4Eén vaste contactpersoonVan het eerste gesprek tot de oplevering heeft u één aanspreekpunt dat uw situatie kent.
5Binnen één werkdag persoonlijk contactNa uw aanvraag hoort u binnen één werkdag van ons. Niet van een systeem, maar van een mens.
6DiscreetWat we voor u bouwen, is uw voorsprong. We noemen geen klanten en tekenen graag een geheimhoudingsverklaring.
7Veilig gebouwdElke oplossing bouwen we volgens de beveiligingsmaatregelen uit de ISO 27001-norm. Uw gegevens en die van uw klanten zijn goed beschermd.

Verder lezen over bestanden en documentbeheer

Google Docs maken zonder elke keer van voren af aan te beginnenEen Google Doc maken kan met een klik. Wij bouwen op maat de stap waarin documenten zichzelf aanmaken en invullen. Met een voorproefje op eigen documenten.Google Docs naar pdf als vast onderdeel van uw werkGoogle Docs omzetten naar pdf kan met een klik. Voor veel documenten bouwen wij het op maat vanzelf. Met een voorproefje op drie van uw eigen documenten.Een pdf naar Google Docs omzetten en meteen samen kunnen bewerkenPdf's omzetten naar Google Docs en delen met uw team, met de opmaak zoveel mogelijk behouden. Met een voorproefje: 3 van uw documenten terug.Google Docs omzetten naar pdf in bulkVeel Google Docs tegelijk omzetten naar pdf, of automatisch bij een gebeurtenis. Op maat, met een voorproefje op drie van uw eigen documenten.Excel en Google zonder dubbel werkWerkt uw team met Excel én Google Sheets? Wij zorgen dat de gegevens vanzelf kloppen. Voorproefje: 3 van uw bestanden uitgelezen terug.Uw Google Documenten automatisch laten verwerkenGoogle Documenten, Drive en Sheets als bron voor uw administratie. Wij lezen ze uit en zetten ze door. Met voorproefje op 3 van uw eigen documenten.Docs-documenten die in uw systemen terechtkomenDocumenten uit Google Docs of Word automatisch vastleggen en koppelen aan uw systemen. Met voorproefje: 3 documenten uitgelezen terug.Google Doc naar pdf, zonder het steeds zelf te doenGoogle Docs automatisch als pdf opslaan, versturen of archiveren. Op maat gebouwd, met een voorproefje op drie van uw eigen documenten.

Alles over bestanden en documentbeheer → · Kennisbank

Ook interessant bij Polder Partners

Veelgestelde vragen

Wat is Google Docs?

Een online tekstverwerker van Google, waarin u in de browser documenten maakt en deelt.

Is het geschikt voor een bedrijf?

Zeker voor samenwerken aan teksten. Voor administratie heeft u er meestal een koppeling met uw systemen bij nodig.

Moeten we overstappen van Word?

Nee. We werken met wat uw team gebruikt.

Wat kost het?

Dat hangt af van uw situatie: het aantal soorten documenten, de systemen waarmee we koppelen en hoeveel begeleiding uw team nodig heeft. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.

Moet ik dan meer bij jullie afnemen?

Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.

Zie uw eigen documenten uitgelezen terug.

Vertel welke documenten uw team nu overtypt. Wij vragen u om 3 voorbeelden, geanonimiseerd, en sturen ze automatisch uitgelezen terug.

  1. Uw voorproefje3 van uw eigen documenten, automatisch uitgelezen terug.
  2. Een kennismaking van een half uurWe bespreken waar u op vastloopt en wat het oplevert.
  3. Een plan met plafondbedragZo weet u vooraf waar u aan toe bent.
Ik neem binnen één werkdag contact met u op over uw voorbeelddocumenten. Daarna ziet u ze uitgelezen terug.uw vaste contactpersoon
Geen vage totaaloplossing. We beginnen bij uw grootste probleem. We gebruiken uw gegevens alleen voor uw voorproefje en het contact daarover.
Vraag uw voorproefje aan
Alles over Administratie automatiseren → · Kennisbank