Administratie automatiseren

Easy data uit documenten, zonder ingewikkelde software

Easy data kan een merk zijn, maar wij lezen het als een wens: gegevens uit uw documenten halen zonder ingewikkeld gedoe. Wij bouwen op maat een route waarin facturen, formulieren en contracten worden uitgelezen en in een overzicht of systeem komen. Gebruikt u een bepaald product, vertel het in het eerste gesprek.

Stuur ons 3 voorbeelddocumenten, geanonimiseerd. U krijgt ze automatisch uitgelezen terug, en daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.

Herkent u dit?

Gegevens uit documenten halen is vaak moeilijker dan het lijkt.

Het staat in de pdf, niet in het systeem.

Overtikken is de enige route.

Elke export ziet er anders uit.

Excel-lijsten moeten telkens opnieuw worden opgeschoond.

We willen een overzicht.

Maar de gegevens zitten verspreid.

Zo pakken we het aan

We maken gegevens op één plek beschikbaar, in één vorm.

Welke gegevens?Wat wilt u uit uw documenten kunnen halen.
UitlezenPer documentsoort worden de velden gelezen.
In een overzichtEen lijst of koppeling met uw systeem.

Wat u krijgt

Gegevens die u kunt gebruiken, niet alleen bewaren.

GegevensoverzichtPer document en per periode.
Koppeling met uw systemenWaar mogelijk.
Controle op uitzonderingenOnzekere velden gaan naar een medewerker.
UitlegHoe u het overzicht gebruikt.

Zo werken we

Geen pakket dat u zelf moet inrichten. We bouwen op uw documenten en blijven tot uw team ermee werkt.

In kaart brengen

We kijken welke documenten binnenkomen, wie ze verwerkt en waar het nu tijd kost.

Bouwen

We bouwen het inlezen, de herkenning en de koppeling met uw systemen, en testen met uw eigen documenten.

Uw team werkt ermee

We werken het team in, kijken de eerste weken mee en stellen bij waar de herkenning mist.

Opgeleverd

Opgeleverd betekent: uw documenten komen automatisch binnen en uw team handelt de uitzonderingen zelfstandig af. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.

Uw team leert ermee werken

Automatiseren werkt pas als uw team erop vertrouwt. Daarom hoort begeleiding er altijd bij: we blijven tot het nieuwe werken vanzelf gaat.

Onze beloftes

We noemen hier geen prijzen, omdat elke situatie anders is. Wel weet u vooraf waar u aan toe bent.

1Vooraf een plafondbedragNa het eerste gesprek maken we een plan voor uw situatie. Daarin staat een plafondbedrag. Zo komt u niet voor verrassende meerkosten te staan.
2Opgeleverd zodra het is opgelostWe werken aan het probleem waarvoor u kwam, en leveren op zodra dat is opgelost. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.
3Uw team leert ermee werkenTraining en begeleiding horen er altijd bij. We noemen het pas opgeleverd als uw team het ook echt gebruikt.
4Eén vaste contactpersoonVan het eerste gesprek tot de oplevering heeft u één aanspreekpunt dat uw situatie kent.
5Binnen één werkdag persoonlijk contactNa uw aanvraag hoort u binnen één werkdag van ons. Niet van een systeem, maar van een mens.
6DiscreetWat we voor u bouwen, is uw voorsprong. We noemen geen klanten en tekenen graag een geheimhoudingsverklaring.
7Veilig gebouwdElke oplossing bouwen we volgens de beveiligingsmaatregelen uit de ISO 27001-norm. Uw gegevens en die van uw klanten zijn goed beschermd.

Verder lezen over ocr en tekstherkenning

Alles over ocr en tekstherkenning → · Kennisbank

Ook interessant bij Polder Partners

Veelgestelde vragen

Is Easy Data een product van jullie?

Nee, wij leveren geen vaste software maar bouwen op maat. Bent u op zoek naar een bepaald product, vertel dan welk, dan kijken we of een koppeling mogelijk is.

Voor wie is dit bedoeld?

Voor mkb-bedrijven met 10 tot 250 medewerkers die veel documenten verwerken.

Hoeveel documenten zijn er nodig?

Voor het voorproefje drie. Voor een bruikbare route kijken we naar een representatieve selectie.

Wat kost het?

Dat hangt af van uw situatie: het aantal soorten documenten, de systemen waarmee we koppelen en hoeveel begeleiding uw team nodig heeft. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.

Moet ik dan meer bij jullie afnemen?

Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.

Zie uw eigen documenten uitgelezen terug.

Vertel welke documenten uw team nu overtypt. Wij vragen u om 3 voorbeelden, geanonimiseerd, en sturen ze automatisch uitgelezen terug.

  1. Uw voorproefje3 van uw eigen documenten, automatisch uitgelezen terug.
  2. Een kennismaking van een half uurWe bespreken waar u op vastloopt en wat het oplevert.
  3. Een plan met plafondbedragZo weet u vooraf waar u aan toe bent.
Ik neem binnen één werkdag contact met u op over uw voorbeelddocumenten. Daarna ziet u ze uitgelezen terug.uw vaste contactpersoon
Geen vage totaaloplossing. We beginnen bij uw grootste probleem. We gebruiken uw gegevens alleen voor uw voorproefje en het contact daarover.
Vraag uw voorproefje aan
Alles over Administratie automatiseren → · Kennisbank