Administratie automatiseren

Wat flow AI kan doen voor uw documentenstroom

Flow AI betekent meestal: kunstmatige intelligentie die een werkstroom van begin tot eind afhandelt. Voor een administratie is dat concreet. Een document komt binnen, wordt gelezen, gecontroleerd en doorgezet. Wij bouwen zo'n stroom op maat voor uw bedrijf.

Stuur ons 3 voorbeelddocumenten, geanonimiseerd. U krijgt ze automatisch uitgelezen terug, en daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.

Herkent u dit?

Het woord AI roept veel op, maar op de werkvloer gaat het om een gewone vraag: wie doet dit nu?

We moeten ook iets met AI.

Niemand weet waar te beginnen, dus er gebeurt niets.

De tool werkt prima, maar alleen in de demo.

Standaardproducten haken niet aan op uw eigen documenten.

Wie controleert wat de AI doet?

Zonder duidelijke uitzonderingsregels gaat niemand het vertrouwen.

Zo pakken we het aan

We kiezen één werkstroom, bouwen die met AI waar het nodig is, en laten uw team erbij zijn.

Een stroom kiezenWe zoeken de repeterende taak met de meeste uren, zoals facturen uitlezen of declaraties controleren.
Bouwen met AI en regelsAI leest wat wisselend is. Vaste regels doen wat altijd hetzelfde is.
Uw team ziet het werkenUitzonderingen blijven bij mensen. We blijven tot uw team het vertrouwt.

Wat u krijgt

Een werkende stroom in plaats van een experiment.

Een stroom op uw documentenGetest met uw eigen facturen, bonnen of contracten.
Duidelijke uitzonderingenTwijfelt het systeem, dan beslist een medewerker.
Koppeling met uw systemenHet resultaat komt waar uw team nu al werkt.
TrainingUw team weet wat de stroom doet en wat het zelf nog moet doen.

Zo werken we

Geen pakket dat u zelf moet inrichten. We bouwen op uw documenten en blijven tot uw team ermee werkt.

In kaart brengen

We kijken welke documenten binnenkomen, wie ze verwerkt en waar het nu tijd kost.

Bouwen

We bouwen het inlezen, de herkenning en de koppeling met uw systemen, en testen met uw eigen documenten.

Uw team werkt ermee

We werken het team in, kijken de eerste weken mee en stellen bij waar de herkenning mist.

Opgeleverd

Opgeleverd betekent: uw documenten komen automatisch binnen en uw team handelt de uitzonderingen zelfstandig af. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.

Uw team leert ermee werken

Automatiseren werkt pas als uw team erop vertrouwt. Daarom hoort begeleiding er altijd bij: we blijven tot het nieuwe werken vanzelf gaat.

Onze beloftes

We noemen hier geen prijzen, omdat elke situatie anders is. Wel weet u vooraf waar u aan toe bent.

1Vooraf een plafondbedragNa het eerste gesprek maken we een plan voor uw situatie. Daarin staat een plafondbedrag. Zo komt u niet voor verrassende meerkosten te staan.
2Opgeleverd zodra het is opgelostWe werken aan het probleem waarvoor u kwam, en leveren op zodra dat is opgelost. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.
3Uw team leert ermee werkenTraining en begeleiding horen er altijd bij. We noemen het pas opgeleverd als uw team het ook echt gebruikt.
4Eén vaste contactpersoonVan het eerste gesprek tot de oplevering heeft u één aanspreekpunt dat uw situatie kent.
5Binnen één werkdag persoonlijk contactNa uw aanvraag hoort u binnen één werkdag van ons. Niet van een systeem, maar van een mens.
6DiscreetWat we voor u bouwen, is uw voorsprong. We noemen geen klanten en tekenen graag een geheimhoudingsverklaring.
7Veilig gebouwdElke oplossing bouwen we volgens de beveiligingsmaatregelen uit de ISO 27001-norm. Uw gegevens en die van uw klanten zijn goed beschermd.

Verder lezen over ocr en tekstherkenning

Alles over ocr en tekstherkenning → · Kennisbank

Ook interessant bij Polder Partners

Veelgestelde vragen

Is flow AI een bepaald product?

Het is een verzamelnaam en er zijn ook producten met die naam. Wij bouwen geen standaardproduct, maar een stroom op maat voor uw administratie.

Moeten we eerst alles op orde hebben?

Nee. We beginnen met één stroom en wat u al heeft. Een grote opruiming vooraf is niet nodig.

Mag AI beslissingen nemen?

Alleen waar u dat toestaat. Standaard legt het systeem alles wat niet zeker is voor aan een medewerker.

Wat kost het?

Dat hangt af van uw situatie: het aantal soorten documenten, de systemen waarmee we koppelen en hoeveel begeleiding uw team nodig heeft. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.

Moet ik dan meer bij jullie afnemen?

Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.

Zie uw eigen documenten uitgelezen terug.

Vertel welke documenten uw team nu overtypt. Wij vragen u om 3 voorbeelden, geanonimiseerd, en sturen ze automatisch uitgelezen terug.

  1. Uw voorproefje3 van uw eigen documenten, automatisch uitgelezen terug.
  2. Een kennismaking van een half uurWe bespreken waar u op vastloopt en wat het oplevert.
  3. Een plan met plafondbedragZo weet u vooraf waar u aan toe bent.
Ik neem binnen één werkdag contact met u op over uw voorbeelddocumenten. Daarna ziet u ze uitgelezen terug.uw vaste contactpersoon
Geen vage totaaloplossing. We beginnen bij uw grootste probleem. We gebruiken uw gegevens alleen voor uw voorproefje en het contact daarover.
Vraag uw voorproefje aan
Alles over Administratie automatiseren → · Kennisbank