Administratie automatiseren

Scan en herken voor uw eigen documenten

Scan en herken betekent: papier gaat erin, gegevens komen eruit. Standaard herkenning werkt goed bij standaarddocumenten. Uw leveranciers sturen er die afwijken. Wij bouwen op maat een scan-en-herkenstraat die op uw documenten is afgesteld en de uitkomst controleert.

Stuur ons 3 voorbeelddocumenten, geanonimiseerd. U krijgt ze automatisch uitgelezen terug, en daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.

Herkent u dit?

Herkenning werkt prima, tot een leverancier zijn factuur wijzigt.

De herkenning mist het btw-nummer.

Bij deze leverancier staat het ergens anders.

Alles klopt, behalve het totaal.

Een komma is een punt geworden.

Het kost net zoveel tijd als overtypen.

Want ik moet alles nakijken.

Zo pakken we het aan

Herkenning die u kunt vertrouwen, omdat ze getest is op uw werk.

Documenten verzamelenWe nemen een brede steekproef uit uw lastigste documenten.
Herkenning afstellenWe stellen de velden af en bouwen controles.
MeedraaienWe volgen de uitkomst en verbeteren waar het fout gaat.

Wat u krijgt

Herkenning met een vangnet.

Afgestelde herkenningVoor uw leveranciers en formulieren.
Controles op getallenOptelling en btw worden nagerekend.
VangnetTwijfel gaat naar een medewerker.
TrainingUw team begrijpt wanneer het resultaat te vertrouwen is.

Zo werken we

Geen pakket dat u zelf moet inrichten. We bouwen op uw documenten en blijven tot uw team ermee werkt.

In kaart brengen

We kijken welke documenten binnenkomen, wie ze verwerkt en waar het nu tijd kost.

Bouwen

We bouwen het inlezen, de herkenning en de koppeling met uw systemen, en testen met uw eigen documenten.

Uw team werkt ermee

We werken het team in, kijken de eerste weken mee en stellen bij waar de herkenning mist.

Opgeleverd

Opgeleverd betekent: uw documenten komen automatisch binnen en uw team handelt de uitzonderingen zelfstandig af. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.

Uw team leert ermee werken

Automatiseren werkt pas als uw team erop vertrouwt. Daarom hoort begeleiding er altijd bij: we blijven tot het nieuwe werken vanzelf gaat.

Onze beloftes

We noemen hier geen prijzen, omdat elke situatie anders is. Wel weet u vooraf waar u aan toe bent.

1Vooraf een plafondbedragNa het eerste gesprek maken we een plan voor uw situatie. Daarin staat een plafondbedrag. Zo komt u niet voor verrassende meerkosten te staan.
2Opgeleverd zodra het is opgelostWe werken aan het probleem waarvoor u kwam, en leveren op zodra dat is opgelost. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.
3Uw team leert ermee werkenTraining en begeleiding horen er altijd bij. We noemen het pas opgeleverd als uw team het ook echt gebruikt.
4Eén vaste contactpersoonVan het eerste gesprek tot de oplevering heeft u één aanspreekpunt dat uw situatie kent.
5Binnen één werkdag persoonlijk contactNa uw aanvraag hoort u binnen één werkdag van ons. Niet van een systeem, maar van een mens.
6DiscreetWat we voor u bouwen, is uw voorsprong. We noemen geen klanten en tekenen graag een geheimhoudingsverklaring.
7Veilig gebouwdElke oplossing bouwen we volgens de beveiligingsmaatregelen uit de ISO 27001-norm. Uw gegevens en die van uw klanten zijn goed beschermd.

Verder lezen over ocr en tekstherkenning

Scan- en herkensoftware die uw documenten ook echt verwerktSoftware die scant en herkent, gekoppeld aan uw administratie. Met een voorproefje: 3 van uw documenten automatisch gescand en uitgelezen.Scan & Herken en dan? Wat erna met uw facturen gebeurtScan & Herken leest facturen uit, maar de rest van de keten blijft liggen. Wij bouwen de aansluiting op maat. Met een voorproefje op 3 eigen documenten.Scan en herken software: wanneer standaard niet genoeg isScan en herken software leest facturen uit, maar past niet altijd bij uw documenten. Wij bouwen op maat. Met een voorproefje op 3 eigen documenten.Scan herken afgestemd op de facturen die bij u binnenkomenScan herken: facturen en bonnen gelezen, op maat voor uw leveranciers. Met een voorproefje op 3 eigen documenten.Scan herken software, uitgelegd en toegepast op uw documentenScan herken software uitgelegd: hoe herkenning van facturen werkt en wat wij op maat bouwen. Met een voorproefje op 3 eigen documenten.AFAS Scan en Herken aanvullen met wat u echt nodig heeftWerkt u met AFAS Scan en Herken en wilt u meer automatiseren? Wij vullen aan, op maat. Met een voorproefje: 3 documenten uitgelezen terug.Exact Online Scan & Herken en wat het niet voor u doetScan & Herken van Exact Online leest inkoopfacturen uit. Wij bekijken wat het niet dekt en vullen aan. Met een voorproefje: 3 facturen uitgelezen.Exact Online scan en herken voor documenten die u zelf anders zietScan en herken in Exact Online: waar het goed werkt en welke documenten extra aandacht vragen. Met een voorproefje: 3 van uw documenten.

Alles over ocr en tekstherkenning → · Kennisbank

Ook interessant bij Polder Partners

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil met de scan-en-herkenfunctie van mijn pakket?

Een pakketfunctie is gemaakt voor standaarddocumenten. Wij stellen af op uw eigen mix aan leveranciers.

Kan herkenning ook bonnen aan?

Ja, ook foto's van bonnen worden herkend, mits leesbaar.

Hoe nauwkeurig is het?

Dat hangt van uw documenten. We laten u tijdens het voorproefje zien hoe uw eigen documenten uitkomen.

Wat kost het?

Dat hangt af van uw situatie: het aantal soorten documenten, de systemen waarmee we koppelen en hoeveel begeleiding uw team nodig heeft. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.

Moet ik dan meer bij jullie afnemen?

Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.

Zie uw eigen documenten uitgelezen terug.

Vertel welke documenten uw team nu overtypt. Wij vragen u om 3 voorbeelden, geanonimiseerd, en sturen ze automatisch uitgelezen terug.

  1. Uw voorproefje3 van uw eigen documenten, automatisch uitgelezen terug.
  2. Een kennismaking van een half uurWe bespreken waar u op vastloopt en wat het oplevert.
  3. Een plan met plafondbedragZo weet u vooraf waar u aan toe bent.
Ik neem binnen één werkdag contact met u op over uw voorbeelddocumenten. Daarna ziet u ze uitgelezen terug.uw vaste contactpersoon
Geen vage totaaloplossing. We beginnen bij uw grootste probleem. We gebruiken uw gegevens alleen voor uw voorproefje en het contact daarover.
Vraag uw voorproefje aan
Alles over Administratie automatiseren → · Kennisbank