Administratie automatiseren

Persoonlijk contact met klanten houden, terwijl administratie vanzelf loopt

Veel mkb-bedrijven zijn bang dat automatiseren ten koste gaat van persoonlijk contact. Wij zien het andersom: wie minder tijd kwijt is aan overtypen, heeft meer tijd om te bellen. We automatiseren het werk achter de schermen, niet het gesprek met uw klant.

Stuur ons 3 voorbeelddocumenten, geanonimiseerd. U krijgt ze automatisch uitgelezen terug, en daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.

Herkent u dit?

Tijd voor klanten is de eerste die verdwijnt als de administratie uitloopt.

Ik kom niet toe aan bellen.

De administratie blijft hangen.

Klanten voelen zich een nummer.

Alles gaat via standaardmails.

Mijn medewerker typt in plaats van luistert.

Zijn aandacht zit bij het scherm.

Zo pakken we het aan

We halen het saaie werk weg en laten het persoonlijke bij uw mensen.

Waar uw tijd heen gaatWe kijken met uw team hoeveel tijd naar administratie gaat en welk deel u liever aan klanten besteedt.
Achter de schermen automatiserenFacturen, bevestigingen en dossiers worden vanzelf verwerkt.
Persoonlijk waar het teltKlantcontact blijft bij uw medewerkers, met de juiste gegevens bij de hand.

Wat u krijgt

Meer ruimte voor het gesprek, minder voor het schermwerk.

Klantdossier bij de handGesprekken met de volledige geschiedenis voor u.
Geautomatiseerde routinemailsAlleen waar een standaardbericht volstaat.
Een aanspreekpunt bij onsOok wij blijven persoonlijk voor u bereikbaar.
Afspraken over wat nooit automatisch gaatZoals klachten of gevoelig nieuws.

Zo werken we

Geen pakket dat u zelf moet inrichten. We bouwen op uw documenten en blijven tot uw team ermee werkt.

In kaart brengen

We kijken welke documenten binnenkomen, wie ze verwerkt en waar het nu tijd kost.

Bouwen

We bouwen het inlezen, de herkenning en de koppeling met uw systemen, en testen met uw eigen documenten.

Uw team werkt ermee

We werken het team in, kijken de eerste weken mee en stellen bij waar de herkenning mist.

Opgeleverd

Opgeleverd betekent: uw documenten komen automatisch binnen en uw team handelt de uitzonderingen zelfstandig af. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.

Uw team leert ermee werken

Automatiseren werkt pas als uw team erop vertrouwt. Daarom hoort begeleiding er altijd bij: we blijven tot het nieuwe werken vanzelf gaat.

Onze beloftes

We noemen hier geen prijzen, omdat elke situatie anders is. Wel weet u vooraf waar u aan toe bent.

1Vooraf een plafondbedragNa het eerste gesprek maken we een plan voor uw situatie. Daarin staat een plafondbedrag. Zo komt u niet voor verrassende meerkosten te staan.
2Opgeleverd zodra het is opgelostWe werken aan het probleem waarvoor u kwam, en leveren op zodra dat is opgelost. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.
3Uw team leert ermee werkenTraining en begeleiding horen er altijd bij. We noemen het pas opgeleverd als uw team het ook echt gebruikt.
4Eén vaste contactpersoonVan het eerste gesprek tot de oplevering heeft u één aanspreekpunt dat uw situatie kent.
5Binnen één werkdag persoonlijk contactNa uw aanvraag hoort u binnen één werkdag van ons. Niet van een systeem, maar van een mens.
6DiscreetWat we voor u bouwen, is uw voorsprong. We noemen geen klanten en tekenen graag een geheimhoudingsverklaring.
7Veilig gebouwdElke oplossing bouwen we volgens de beveiligingsmaatregelen uit de ISO 27001-norm. Uw gegevens en die van uw klanten zijn goed beschermd.

Verder lezen over erp en boekhoudpakketten

AFAS contact of hulp bij de koppeling met AFASZoekt u contact met AFAS of hulp om AFAS te voeden met documenten? Wij bouwen de koppeling op maat. Met voorproefje op 3 van uw documenten.Werken met Visma zonder alles over te typenWerkt u met een Visma-pakket? Wij koppelen het aan uw documentstroom. Voorproefje: 3 van uw documenten uitgelezen en klaargezet terug.Visma contact nodig? Wij vullen uw pakket aanContact met Visma voor uw pakket? Voor het automatisch verwerken van documenten helpen wij. Voorproefje: 3 van uw documenten uitgelezen terug.Contact met Blue10 zoeken, of liever hulp op maat?Zoekt u contact met Blue10, of hulp bij factuurverwerking? Wij denken mee. Met een voorproefje: 3 van uw facturen automatisch uitgelezen terug.Contact AFAS zoeken of de documentstroom verbeteren?Zoekt u contact met AFAS? Wij zijn een andere partij die documenten voor AFAS klaarzet. Wat wij doen en niet doen. Voorproefje: 3 documenten uitgelezen.Contact Twinfield zoeken of uw stukken beter aanleveren?Zoekt u contact met Twinfield? Wij bereiden de stukken voor die uw accountant nodig heeft. Met een voorproefje: 3 documenten uitgelezen.Twinfield contact zoeken: bij wie u moet zijn, en wat wij doenVoor contact met Twinfield zelf gaat u naar Twinfield. Hakt het bij documenten invoeren, dan helpen wij. Met een voorproefje op 3 eigen documenten.Unit4 Multivers contact zoeken: bij wie, en waarvoor u ons nodig heeftVoor contact met Unit4 Multivers gaat u naar Unit4. Zit uw vraag bij documenten invoeren, dan helpen wij. Met een voorproefje op 3 eigen documenten.

Alles over erp en boekhoudpakketten → · Kennisbank

Ook interessant bij Polder Partners

Veelgestelde vragen

Gaat automatiseren niet ten koste van persoonlijk contact?

Alleen als u het verkeerd doet. Wij automatiseren wat klanten toch niet merken, en laten gesprekken bij uw mensen.

Heeft u persoonlijk contact met ons?

Ja. U krijgt een vast aanspreekpunt en we blijven bij u tot uw team ermee werkt.

Kunnen we kiezen wat wel en niet automatisch gaat?

Ja. Dat leggen we in het begin samen vast.

Wat kost het?

Dat hangt af van uw situatie: het aantal soorten documenten, de systemen waarmee we koppelen en hoeveel begeleiding uw team nodig heeft. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.

Moet ik dan meer bij jullie afnemen?

Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.

Zie uw eigen documenten uitgelezen terug.

Vertel welke documenten uw team nu overtypt. Wij vragen u om 3 voorbeelden, geanonimiseerd, en sturen ze automatisch uitgelezen terug.

  1. Uw voorproefje3 van uw eigen documenten, automatisch uitgelezen terug.
  2. Een kennismaking van een half uurWe bespreken waar u op vastloopt en wat het oplevert.
  3. Een plan met plafondbedragZo weet u vooraf waar u aan toe bent.
Ik neem binnen één werkdag contact met u op over uw voorbeelddocumenten. Daarna ziet u ze uitgelezen terug.uw vaste contactpersoon
Geen vage totaaloplossing. We beginnen bij uw grootste probleem. We gebruiken uw gegevens alleen voor uw voorproefje en het contact daarover.
Vraag uw voorproefje aan
Alles over Administratie automatiseren → · Kennisbank