Administratie automatiseren

Scannen en herkennen wat er echt toe doet

Een scanner maakt een afbeelding. Herkennen betekent dat het systeem weet dat dit een factuur is van leverancier X voor € 480, te betalen binnen dertig dagen. Wij bouwen op maat die herkenning boven op uw scans en bijlagen, en leren uw team om met de uitkomst te werken.

Stuur ons 3 voorbeelddocumenten, geanonimiseerd. U krijgt ze automatisch uitgelezen terug, en daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.

Herkent u dit?

Een scanner begrijpt niets van wat hij scant.

Is dit een offerte of een factuur?

Iemand moet het bekijken om dat te weten.

Wie is de leverancier?

Ik moet de logo's herkennen.

Eén pagina hoort bij de vorige.

Maar de scan scheidt ze niet.

Zo pakken we het aan

Herkennen begint met weten wat er binnenkomt.

Soorten vaststellenWe inventariseren de documenten en welke gegevens belangrijk zijn.
Herkenning bouwenEerst soort, dan gegevens, dan controle.
Testen met uw stapelEchte documenten, echte uitzonderingen.

Wat u krijgt

Een systeem dat weet wat het scant.

Herkennen van documentsoortFactuur, brief, bon of contract.
Herkennen van gegevensAfzender, bedrag, datum en referenties.
Pagina's samenvoegenMeerdere pagina's worden tot één document gemaakt.
TrainingUw team leert beoordelen wat het systeem aangeeft.

Zo werken we

Geen pakket dat u zelf moet inrichten. We bouwen op uw documenten en blijven tot uw team ermee werkt.

In kaart brengen

We kijken welke documenten binnenkomen, wie ze verwerkt en waar het nu tijd kost.

Bouwen

We bouwen het inlezen, de herkenning en de koppeling met uw systemen, en testen met uw eigen documenten.

Uw team werkt ermee

We werken het team in, kijken de eerste weken mee en stellen bij waar de herkenning mist.

Opgeleverd

Opgeleverd betekent: uw documenten komen automatisch binnen en uw team handelt de uitzonderingen zelfstandig af. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.

Uw team leert ermee werken

Automatiseren werkt pas als uw team erop vertrouwt. Daarom hoort begeleiding er altijd bij: we blijven tot het nieuwe werken vanzelf gaat.

Onze beloftes

We noemen hier geen prijzen, omdat elke situatie anders is. Wel weet u vooraf waar u aan toe bent.

1Vooraf een plafondbedragNa het eerste gesprek maken we een plan voor uw situatie. Daarin staat een plafondbedrag. Zo komt u niet voor verrassende meerkosten te staan.
2Opgeleverd zodra het is opgelostWe werken aan het probleem waarvoor u kwam, en leveren op zodra dat is opgelost. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.
3Uw team leert ermee werkenTraining en begeleiding horen er altijd bij. We noemen het pas opgeleverd als uw team het ook echt gebruikt.
4Eén vaste contactpersoonVan het eerste gesprek tot de oplevering heeft u één aanspreekpunt dat uw situatie kent.
5Binnen één werkdag persoonlijk contactNa uw aanvraag hoort u binnen één werkdag van ons. Niet van een systeem, maar van een mens.
6DiscreetWat we voor u bouwen, is uw voorsprong. We noemen geen klanten en tekenen graag een geheimhoudingsverklaring.
7Veilig gebouwdElke oplossing bouwen we volgens de beveiligingsmaatregelen uit de ISO 27001-norm. Uw gegevens en die van uw klanten zijn goed beschermd.

Verder lezen over ocr en tekstherkenning

Alles over ocr en tekstherkenning → · Kennisbank

Ook interessant bij Polder Partners

Veelgestelde vragen

Kunnen jullie ook onbekende documenten herkennen?

Wat het systeem niet kent, wordt apart gezet. Nieuwe soorten leert u of leren wij toe te voegen.

Hoe zit het met meerdere documenten in één scan?

Scheiden kan met lege pagina's, barcodes of herkenning van de eerste pagina.

Is dit hetzelfde als OCR?

OCR leest tekst, herkenning begrijpt wat de tekst betekent. Wij bouwen beide.

Wat kost het?

Dat hangt af van uw situatie: het aantal soorten documenten, de systemen waarmee we koppelen en hoeveel begeleiding uw team nodig heeft. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.

Moet ik dan meer bij jullie afnemen?

Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.

Zie uw eigen documenten uitgelezen terug.

Vertel welke documenten uw team nu overtypt. Wij vragen u om 3 voorbeelden, geanonimiseerd, en sturen ze automatisch uitgelezen terug.

  1. Uw voorproefje3 van uw eigen documenten, automatisch uitgelezen terug.
  2. Een kennismaking van een half uurWe bespreken waar u op vastloopt en wat het oplevert.
  3. Een plan met plafondbedragZo weet u vooraf waar u aan toe bent.
Ik neem binnen één werkdag contact met u op over uw voorbeelddocumenten. Daarna ziet u ze uitgelezen terug.uw vaste contactpersoon
Geen vage totaaloplossing. We beginnen bij uw grootste probleem. We gebruiken uw gegevens alleen voor uw voorproefje en het contact daarover.
Vraag uw voorproefje aan
Alles over Administratie automatiseren → · Kennisbank