Administratie automatiseren

AI naar PDF en dan de gegevens eruit

Wie zoekt op AI naar pdf, heeft meestal een ontwerpbestand of een uitvoer die in een leesbaar formaat moet. Dat omzetten is het eenvoudige deel. Het lastige is wat daarna gebeurt: de gegevens in die pdf moeten ergens terechtkomen. Dat bouwen wij.

Stuur ons 3 voorbeelddocumenten, geanonimiseerd. U krijgt ze automatisch uitgelezen terug, en daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.

Herkent u dit?

Een ander bestandstype lost het eigenlijke probleem niet op.

Ik heb het bestand, maar de ontvanger kan er niets mee.

Een .ai-bestand opent alleen in specifieke software.

Na de omzetting typen we de tekst alsnog over.

Een pdf is leesbaar, maar niet automatisch bruikbaar.

Bestanden komen in allerlei formaten binnen.

Pdf, ai, jpg en docx, door elkaar in dezelfde map.

Zo pakken we het aan

Omzetten is een tussenstap. De bedoeling is bruikbare gegevens.

Formaten opvangenAlles wat binnenkomt wordt eerst tot één standaardformaat gebracht.
De pdf openen en lezenUit de pdf halen we de tekst en de velden die u nodig heeft.
WegzettenDe gegevens komen in uw systeem of in een overzicht.

Wat u krijgt

Elk bestandstype levert uiteindelijk bruikbare gegevens op.

Automatische omzetting naar pdfBestanden komen zonder handwerk in een leesbaar formaat.
Gelezen inhoud per bestandTekst, datums en bedragen als gegevens.
Een vaste inleverplek voor alle bestandenZodat niet elk formaat een eigen route heeft.
Uitleg over bestandsgebruikWelke aanlevering het beste werkt voor uw team.

Zo werken we

Geen pakket dat u zelf moet inrichten. We bouwen op uw documenten en blijven tot uw team ermee werkt.

In kaart brengen

We kijken welke documenten binnenkomen, wie ze verwerkt en waar het nu tijd kost.

Bouwen

We bouwen het inlezen, de herkenning en de koppeling met uw systemen, en testen met uw eigen documenten.

Uw team werkt ermee

We werken het team in, kijken de eerste weken mee en stellen bij waar de herkenning mist.

Opgeleverd

Opgeleverd betekent: uw documenten komen automatisch binnen en uw team handelt de uitzonderingen zelfstandig af. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.

Uw team leert ermee werken

Automatiseren werkt pas als uw team erop vertrouwt. Daarom hoort begeleiding er altijd bij: we blijven tot het nieuwe werken vanzelf gaat.

Onze beloftes

We noemen hier geen prijzen, omdat elke situatie anders is. Wel weet u vooraf waar u aan toe bent.

1Vooraf een plafondbedragNa het eerste gesprek maken we een plan voor uw situatie. Daarin staat een plafondbedrag. Zo komt u niet voor verrassende meerkosten te staan.
2Opgeleverd zodra het is opgelostWe werken aan het probleem waarvoor u kwam, en leveren op zodra dat is opgelost. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.
3Uw team leert ermee werkenTraining en begeleiding horen er altijd bij. We noemen het pas opgeleverd als uw team het ook echt gebruikt.
4Eén vaste contactpersoonVan het eerste gesprek tot de oplevering heeft u één aanspreekpunt dat uw situatie kent.
5Binnen één werkdag persoonlijk contactNa uw aanvraag hoort u binnen één werkdag van ons. Niet van een systeem, maar van een mens.
6DiscreetWat we voor u bouwen, is uw voorsprong. We noemen geen klanten en tekenen graag een geheimhoudingsverklaring.
7Veilig gebouwdElke oplossing bouwen we volgens de beveiligingsmaatregelen uit de ISO 27001-norm. Uw gegevens en die van uw klanten zijn goed beschermd.

Verder lezen over ocr en tekstherkenning

Alles over ocr en tekstherkenning → · Kennisbank

Veelgestelde vragen

Zetten jullie ontwerpbestanden om?

We zetten bestanden om als dat onderdeel is van uw documentstroom. Grafische bewerking doen we niet.

Blijft de opmaak behouden?

Voor het uitlezen is de opmaak niet doorslaggevend. Wat wij leveren zijn de gegevens, niet het ontwerp.

Kan ik ook losse pdf's laten uitlezen?

Ja, dat is de kern van wat wij doen.

Wat kost het?

Dat hangt af van uw situatie: het aantal soorten documenten, de systemen waarmee we koppelen en hoeveel begeleiding uw team nodig heeft. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.

Moet ik dan meer bij jullie afnemen?

Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.

Zie uw eigen documenten uitgelezen terug.

Vertel welke documenten uw team nu overtypt. Wij vragen u om 3 voorbeelden, geanonimiseerd, en sturen ze automatisch uitgelezen terug.

  1. Uw voorproefje3 van uw eigen documenten, automatisch uitgelezen terug.
  2. Een kennismaking van een half uurWe bespreken waar u op vastloopt en wat het oplevert.
  3. Een plan met plafondbedragZo weet u vooraf waar u aan toe bent.
Ik neem binnen één werkdag contact met u op over uw voorbeelddocumenten. Daarna ziet u ze uitgelezen terug.uw vaste contactpersoon
Geen vage totaaloplossing. We beginnen bij uw grootste probleem. We gebruiken uw gegevens alleen voor uw voorproefje en het contact daarover.
Vraag uw voorproefje aan
Alles over Administratie automatiseren → · Kennisbank