Hoe u bonnetjes en declaraties van medewerkers digitaal verzamelt, wat u uit een foto kunt halen en waarom inleveren per telefoon de doorlooptijd verkort.
Stuur ons 3 voorbeelddocumenten, geanonimiseerd. U krijgt ze automatisch uitgelezen terug, en daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.
Een bonnetje is klein, maar het volgt een lange route. De medewerker bewaart het in zijn portemonnee of tas, levert het weken later in, en iemand typt het over naar een declaratie. Soms is het bonnetje intussen onleesbaar of kwijt. De declaratie komt te laat, de kostenplaats ontbreekt en de boekhouding moet uitzoeken wat er is gekocht.
Met een foto op de telefoon verschuift het inleveren naar het moment van de uitgave. Een programma leest datum, bedrag en leverancier uit de foto en zet ze klaar als declaratie. De medewerker hoeft alleen nog te bevestigen waarvoor het was. Reiskosten en andere vaste kosten kunnen op dezelfde manier worden verzameld, zodat alles in één overzicht terechtkomt.
De regels over wat vergoed wordt, bepaalt u zelf of staan in uw beleid en in de afspraken met de medewerker. Wij bouwen de route daaromheen: foto in, gegevens uitgelezen, goedkeuring door de leidinggevende en doorzetten naar het boekhoudpakket. Stuur ons drie voorbeelddocumenten, geanonimiseerd, en u ziet wat er uit uw eigen bonnetjes te halen is.
19 artikelen, op alfabet.
Over het bewaren van bewijsstukken gelden regels, onder meer over leesbaarheid en bewaartermijn. Controleer bij uw boekhouder of een digitale foto voor u volstaat. Zorg in elk geval dat de foto goed leesbaar is.
Zodra de gegevens zijn uitgelezen en de leidinggevende heeft goedgekeurd, kan de declaratie direct worden doorgezet. De vertraging zit meestal bij het inleveren, niet bij het verwerken.
Dan komt het bij een medewerker terecht met de vraag om de ontbrekende gegevens aan te vullen. Zo hoeft niet alles met de hand, alleen de uitzonderingen.
Dat hangt af van uw situatie: het aantal soorten documenten, de systemen waarmee we koppelen en hoeveel begeleiding uw team nodig heeft. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.
Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.
Vertel welke documenten uw team nu overtypt. Wij vragen u om 3 voorbeelden, geanonimiseerd, en sturen ze automatisch uitgelezen terug.
Ik neem binnen één werkdag contact met u op over uw voorbeelddocumenten. Daarna ziet u ze uitgelezen terug.uw vaste contactpersoon
Binnen één werkdag nemen we persoonlijk contact met u op, en plannen we een kennismaking waarin we het voorproefje samen bespreken.
Hoe beter we uw situatie kennen, hoe beter uw voorproefje aansluit. Wilt u een paar korte vragen beantwoorden? Dat duurt ongeveer een minuut.
Even kijken wat we nog willen weten
Daarmee maken we uw voorproefje. Tot snel.
We lezen 3 van uw eigen documenten automatisch uit en sturen u het resultaat terug. Vertel ons welke documenten het zijn, dan vragen we u om geanonimiseerde voorbeelden.